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質(zhì)量記錄編制意義及填寫(xiě)要求

更新時(shí)間:2021-12-24   點(diǎn)擊次數(shù):1242次
  記錄的編制意義
 
  記錄的充分性和必要性:記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件,應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過(guò)程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果。為此,組織既要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性,力求使原始記錄完整,同時(shí)又要對(duì)每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評(píng)審和取舍,要注意并非記錄越多越好,正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
 
  記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性:真實(shí)準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息,才能為有效地運(yùn)行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù),因此,在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時(shí),應(yīng)考慮使用者填寫(xiě)方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫(xiě)記錄應(yīng)實(shí)事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。
 
  記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化:應(yīng)盡量采用國(guó)際、國(guó)內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗(yàn)以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,在建立質(zhì)量管理體系過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行的進(jìn)行清理,廢立多余的記錄,修改不適用的記錄,沿用有價(jià)值的并增補(bǔ)必需的,應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定,按要求統(tǒng)一編號(hào),使各項(xiàng)活動(dòng)的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào),實(shí)現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)于同一種活動(dòng)的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的,不能隨意變更,造成混亂,即使需要修改,也應(yīng)規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的時(shí)間開(kāi)始使用新表格。
 
  記錄的填寫(xiě)要求
 
  記錄用筆要求:記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,不應(yīng)用紅筆,這些筆能夠確保記錄不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
 
  記錄的原始性:記錄要保持現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作,如實(shí)記錄,這就是原始性。原始就是初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記,當(dāng)周的活動(dòng)當(dāng)周記。做到及時(shí)和真實(shí),不允許添加點(diǎn)滴水分,使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性,不可以重新抄寫(xiě)和復(fù)印,更不可以在過(guò)程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。
 
  記錄的清晰準(zhǔn)確:記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的,即是證據(jù),首先要屬實(shí),要做到屬實(shí),就要將過(guò)程做到位并運(yùn)作事實(shí)記得正確和清晰,語(yǔ)言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。
 
  筆誤的處理:在填寫(xiě)記錄出現(xiàn)筆誤后,不要在筆誤處亂寫(xiě)亂畫(huà),甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋,正確的處理筆誤的方法,是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,用原使用的筆墨畫(huà)一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
 
  空白欄目的填寫(xiě):有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無(wú)內(nèi)容可填。怎么處置呢?空白欄目不能不填,其填寫(xiě)的方法是在空白的適中位置畫(huà)一橫線,表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目,只是無(wú)內(nèi)容可填,就以一橫線代之,如果縱向有幾行均無(wú)內(nèi)容填寫(xiě),亦可用一斜線代之。
 
  簽署要求:記錄中會(huì)包含各種類型的簽署,有作業(yè)后的簽署,有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署,這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn),是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分,任何簽署都應(yīng)簽署全名,同時(shí)盡可能的清晰易辨,不允許有姓無(wú)名或有名無(wú)姓情況存在。