記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分。所謂過程狀態(tài)主要針對產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和體系的運(yùn)行過程，而過程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。

在記錄過程中常見的問題

盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明，不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應(yīng)付檢查。

亂：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng)，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責(zé)任不清。

散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。

松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴(yán)，日常疏于檢查，達(dá)不到要求，無人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。

空：該填不填，空格很多，缺乏嚴(yán)肅性，法定性。

錯：寫錯別字，語言表達(dá)不清，填寫錯誤。